Įmonės automobiliai turi padėti darbuotojams atlikti savo darbą, tačiau augant transporto parkui jo valdymas gali tapti vis sudėtingesnis. Reikia ne tik pasirūpinti, kad darbuotojai turėtų jų poreikius atitinkančias transporto priemones, bet ir stebėti automobilių naudojimą, planuoti jų priežiūrą, spręsti remonto klausimus bei numatyti, kada parką reikėtų atnaujinti. Visa tai reikalauja įmonės laiko ir kitų resursų.
Dėl šios priežasties efektyvus automobilių parko valdymas prasideda ne nuo kuo didesnio transporto priemonių skaičiaus, o nuo aiškaus realių poreikių įvertinimo. Automobilių veiklos nuoma gali tapti vienu iš būdų organizuoti įmonės transportą taip, kad darbuotojai turėtų kasdieniam darbui reikalingus automobilius, o pačiai bendrovei nereikėtų kiekvienos transporto priemonės įsigyti.
Toks modelis ypač aktualus įmonėms, kurios nori daugiau dėmesio skirti ne automobilių nuosavybei, o efektyviam jų naudojimui. Vis dėlto tam, kad transporto parkas iš tiesų veiktų efektyviai, neužtenka pasirinkti vien finansavimo ar nuomos būdo. Svarbu tinkamai suplanuoti visą automobilio naudojimo ciklą.
Automobilių parką verta pradėti planuoti nuo realaus poreikio
Vienas pirmųjų klausimų turėtų būti labai paprastas – kiek automobilių įmonei iš tikrųjų reikia? Atsakymas ne visada sutampa su darbuotojų, kuriems teoriškai gali prireikti transporto, skaičiumi.
Jeigu vienas darbuotojas kiekvieną darbo dieną vyksta pas klientus, automobilis jam gali būti būtina darbo priemonė. Kitam transporto priemonės gali prireikti vos kelis kartus per mėnesį. Dar kito darbuotojo keliones galima planuoti kartu su kolegomis arba naudotis bendru įmonės automobiliu.
Todėl prieš plečiant parką verta įvertinti ne tik darbuotojų skaičių, bet ir realų transporto naudojimą. Kiek dienų per mėnesį konkretus automobilis važiuoja? Kiek kilometrų nuvažiuojama? Kokiems tikslams jis naudojamas? Ar yra transporto priemonių, kurios didžiąją laiko dalį tiesiog stovi?
Tokie duomenys leidžia priimti racionalesnius sprendimus. Įmonės tikslas turėtų būti ne turėti kuo daugiau automobilių, o užtikrinti, kad jų būtų tiek, kiek reikia sklandžiai veiklai.
Vienodas automobilis nebūtinai tinka kiekvienam darbuotojui
Standartizuotas automobilių parkas gali būti patogus administruoti, tačiau tai nereiškia, kad visiems darbuotojams reikalingos identiškos transporto priemonės.
Pardavimo vadybininkas, per metus nuvažiuojantis dešimtis tūkstančių kilometrų, automobilį naudoja kitaip nei darbuotojas, kuris daugiausia juda mieste. Dar kitokių poreikių turi žmogus, kuriam reguliariai reikia vežti įrangą, prekes ar kitus didesnius daiktus.
Todėl automobilius galima grupuoti pagal darbuotojų funkcijas. Vienai grupei gali pakakti ekonomiškų miesto automobilių, kitai svarbesnis komfortas ilgose kelionėse, o trečiai – erdvė ir praktiškumas.
Automobilių veiklos nuoma įmonėms suteikia galimybę transporto priemones rinktis atsižvelgiant į konkrečius naudojimo poreikius. Svarbiausia prieš tai juos tinkamai identifikuoti. Brangesnis ar didesnis automobilis savaime nėra geresnis pasirinkimas, jei darbuotojo funkcijoms jo galimybės nėra reikalingos.
Automobilių parko dydis turėtų keistis kartu su verslu
Įmonės transporto poreikis nėra nekintantis. Plečiantis veiklai gali atsirasti naujų darbuotojų, padalinių ar projektų, kuriems reikalingi papildomi automobiliai. Tačiau gali nutikti ir priešingai – pasibaigus projektui ar pasikeitus darbo organizavimui dalies transporto priemonių poreikis sumažėja.
Nuosavas automobilių parkas prie tokių pokyčių prisitaiko ne visada lengvai. Įsigyta transporto priemonė lieka įmonės nuosavybe net tada, kai jos poreikis sumažėja. Jei automobilis tampa nereikalingas, reikia spręsti jo pardavimo klausimą.
Todėl planuojant transportą svarbu vertinti ne tik dabartinę situaciją, bet ir artimiausių metų verslo planus. Jei įmonė sparčiai auga, vykdo projektinę veiklą ar jos darbuotojų mobilumo poreikiai dažnai keičiasi, transporto parko lankstumas tampa ypač reikšmingas.
Veiklos nuoma leidžia į automobilius žiūrėti kaip į tam tikram laikotarpiui reikalingą mobilumo sprendimą. Tai gali padėti išvengti situacijų, kai verslas turi daugiau nuosavų transporto priemonių, nei realiai naudoja.
Efektyvus valdymas prasideda nuo automobilio naudojimo duomenų
Net ir nedideliame automobilių parke verta stebėti pagrindinius transporto priemonių naudojimo rodiklius. Vienas svarbiausių – rida.
Jeigu vieni automobiliai per metus nuvažiuoja labai daug, o kiti naudojami minimaliai, tai gali būti signalas, kad parkas paskirstytas neefektyviai. Galbūt dalį transporto priemonių būtų galima naudoti bendrai arba kitaip paskirstyti tarp darbuotojų.
Ridos duomenys naudingi ir planuojant būsimą automobilių parką. Žinant, kiek realiai važiuoja konkrečias funkcijas atliekantys darbuotojai, galima tiksliau pasirinkti transporto priemones ir jų naudojimo sąlygas.
Svarbu vertinti ir kelionių pobūdį. Tas pats metinis kilometrų skaičius gali būti nuvažiuojamas trumpomis miesto kelionėmis arba nuolat vykstant magistralėmis tarp skirtingų miestų. Automobilio pasirinkimui šios situacijos nėra vienodos.
Kuo geriau įmonė supranta savo darbuotojų mobilumo įpročius, tuo lengviau priimti pagrįstus sprendimus dėl viso parko.
Reikėtų skaičiuoti ne tik mėnesio įmoką, bet ir bendrą automobilio naudojimo kainą
Automobilių parko išlaidos neapsiriboja automobilio pirkimo kaina ar periodine nuomos įmoka. Transporto priemonę reikia eksploatuoti, prižiūrėti ir administruoti.
Vertinant skirtingus sprendimus reikėtų žiūrėti į visą automobilio naudojimo laikotarpį. Įtakos bendroms sąnaudoms turi techninė priežiūra, remontas, draudimas, padangos, degalai ar elektros energija bei kitos su eksploatacija susijusios išlaidos.
Nuosavo automobilio atveju svarbus ir jo vertės mažėjimas. Įsigyta transporto priemonė ilgainiui nuvertėja, todėl parduodant ją po kelerių metų atgaunama tik dalis pradžioje sumokėtos sumos.
Ne mažiau svarbios ir sunkiau pastebimos administracinės sąnaudos. Jei įmonės darbuotojas turi nuolat koordinuoti automobilių priežiūrą, remontą ir kitus su parku susijusius procesus, tam skiriamas jo darbo laikas taip pat turi vertę.
Dėl to lyginant automobilių veiklos nuomą su nuosavu parku racionaliau vertinti ne vieną įmoką, o bendrą transporto organizavimo modelį.
Per didelis automobilių parkas taip pat kainuoja
Transporto priemonės trūkumas gali sutrikdyti darbuotojo darbą, todėl įmonės kartais linkusios turėti papildomų automobilių „dėl visa ko“. Tačiau nuolat nenaudojama transporto priemonė taip pat generuoja išlaidas.
Jei automobilis didžiąją dalį laiko stovi, į jį vis tiek yra investuotos įmonės lėšos. Jis nuvertėja, jam gali būti reikalingas draudimas, techninė priežiūra ir kitos paslaugos.
Todėl efektyvus parkas nebūtinai turi turėti didelį nuolat laisvų automobilių rezervą. Geriau įvertinti, kokios situacijos dažniausiai sukelia papildomo transporto poreikį ir kaip jas galima spręsti.
Vienas tokių atvejų – automobilio remontas ar ilgesnis techninis aptarnavimas. Jei tokiais atvejais numatyta pakaitinė transporto priemonė, įmonei nebūtinai reikia laikyti papildomą automobilį vien tam, kad turėtų rezervą galimai prastovai.
Automobilio prastova yra automobilių parko valdymo dalis
Net ir tinkamai prižiūrimos transporto priemonės tam tikru metu turi apsilankyti servise. Vieni darbai atliekami greitai, tačiau remontas ar sudėtingesnis aptarnavimas gali užtrukti.
Įmonės požiūriu svarbu ne vien tai, kiek kainuos remontas. Reikia įvertinti, kas tuo metu nutiks darbuotojui, kuris kasdien naudojasi tuo automobiliu.
Jei jo funkcijoms transporto priemonė būtina, kelių dienų prastova gali reikšti atšauktus susitikimus, papildomas pavėžėjimo išlaidas ar būtinybę perskirstyti kitus įmonės automobilius.
Todėl renkantis automobilių veiklos nuomą įmonėms verta vertinti ir mobilumo užtikrinimą techninės priežiūros metu. Jei remonto ar aptarnavimo darbai užtrunka ilgiau nei 48 valandas, gali būti suteikiamas pakaitinis automobilis – tos pačios arba ne aukštesnės klasės transporto priemonė, suteikiama per vieną darbo dieną.
Tokia galimybė padeda planuoti parką nepaliekant papildomo automobilio vien galimoms nenumatytoms situacijoms.
Mažesnis administracinis krūvis taip pat kuria vertę
Kuo daugiau automobilių turi įmonė, tuo daugiau su jais susijusių užduočių atsiranda. Nedideliame versle jas dažnai atlieka darbuotojas, kurio pagrindinės pareigos apskritai nėra susijusios su transporto valdymu.
Augant parkui situacija keičiasi. Reikia sekti automobilių būklę, planuoti aptarnavimus, koordinuoti remonto klausimus, kontroliuoti naudojimą ir spręsti kitus kasdienius klausimus.
Visa tai yra laikas, kurį darbuotojai galėtų skirti pagrindinei įmonės veiklai.
Todėl veiklos nuoma verslui gali būti vertinama ir administravimo požiūriu. Svarbu ne tik tai, kiek kainuoja pats automobilis, bet ir kiek įmonės vidinių resursų reikia jo naudojimui organizuoti.
Kuo daugiau su transportu susijusių procesų galima aiškiai suplanuoti ir spręsti per vieną paslaugos modelį, tuo paprasčiau valdyti didesnį automobilių parką.
Automobilių parko standartizavimas gali palengvinti jo valdymą
Nors kiekvienam darbuotojui nebūtina skirti vienodo automobilio, pernelyg didelė modelių įvairovė taip pat gali apsunkinti parko valdymą.
Vienas iš sprendimų – suskirstyti darbuotojus į kelias grupes pagal jų transporto poreikius ir kiekvienai grupei numatyti tam tikros klasės automobilius. Pavyzdžiui, daugiausia mieste dirbantiems darbuotojams galima nustatyti vienus kriterijus, daug važiuojantiems tarp miestų – kitus.
Toks principas padeda išlaikyti pusiausvyrą tarp individualių poreikių ir bendros parko struktūros.
Standartizavimas taip pat leidžia paprasčiau prognozuoti išlaidas. Kai panašias funkcijas atliekantiems darbuotojams parenkami panašios klasės automobiliai, lengviau palyginti jų naudojimą ir įvertinti, ar transporto sprendimai iš tiesų efektyvūs.
Kada verta peržiūrėti turimą automobilių parką?
Automobilių parko struktūra neturėtų būti nustatoma vieną kartą ir paliekama nepakitusi daugelį metų. Verslas keičiasi, todėl periodiškai verta iš naujo įvertinti ir jo transportą.
Vienas tinkamų momentų – prieš baigiantis dalies automobilių naudojimo ar finansavimo laikotarpiui. Užuot automatiškai pakeitus juos tokiais pačiais modeliais, verta patikrinti, ar darbuotojų poreikiai nepasikeitė.
Parką taip pat naudinga peržiūrėti sparčiai augant ar mažėjant komandai, keičiantis įmonės veiklos geografijai, atsiradus naujiems padaliniams ar pradėjus didelį projektą.
Reikšmingas signalas gali būti ir pastebimai nevienodas automobilių naudojimas. Jei vienų transporto priemonių rida labai didelė, o kitos beveik nevažiuoja, verta išsiaiškinti tokio skirtumo priežastis.
Periodinė analizė padeda užtikrinti, kad automobilių parkas atitiktų dabartinį, o ne prieš kelerius metus buvusį įmonės poreikį.
Veiklos nuoma gali padėti planuoti automobilių parko atnaujinimą
Nuosavų automobilių pakeitimo momentą įmonė turi nuspręsti pati. Transporto priemonę galima naudoti ilgiau, tačiau senstant automobiliui gali didėti priežiūros poreikis, o jo vertė toliau mažėja. Nusprendus automobilį pakeisti, reikia pasirūpinti ir senojo pardavimu.
Naudojant automobilių veiklos nuomą, transporto priemonės naudojamos sutartą laikotarpį. Jam pasibaigus galima iš naujo įvertinti tuometinius įmonės poreikius ir rinktis kitą automobilį.
Tai suteikia natūralų momentą peržiūrėti parko struktūrą. Galbūt darbuotojui jau reikia kitokios klasės automobilio, pasikeitė jo nuvažiuojamas atstumas arba įmonėje apskritai sumažėjo konkretaus tipo transporto poreikis.
Tokiu būdu parko atnaujinimas gali būti siejamas ne vien su automobilio amžiumi, bet ir su realiais verslo pokyčiais.
Efektyvus automobilių parkas nebūtinai yra pigiausias
Siekiant mažinti transporto išlaidas lengva susikoncentruoti į mažiausią automobilio kainą ar mėnesio įmoką. Tačiau pigiausias automobilis nebūtinai reiškia mažiausias bendras įmonės sąnaudas.
Jeigu transporto priemonė neatitinka darbuotojo funkcijų, yra nepatogi intensyvioms kelionėms arba jos pasirinkimas neatsižvelgia į realią ridą, pradinis sutaupymas gali nesukurti ilgalaikės vertės.
Tas pats pasakytina apie visą parką. Per mažas automobilių skaičius gali trukdyti darbuotojams atlikti savo funkcijas, o per didelis reiškia išlaidas už transporto priemones, kurios nėra pakankamai naudojamos.
Todėl efektyvumas turėtų reikšti pusiausvyrą: tinkamas automobilių skaičius, poreikius atitinkančios transporto priemonės, kontroliuojamos sąnaudos ir kuo mažiau veiklą trikdančių prastovų.
Automobilių veiklos nuoma – vienas iš būdų kurti lankstesnį transporto parką
Gerai valdomas įmonės automobilių parkas turi keistis kartu su verslu. Tam reikia žinoti, kaip intensyviai naudojamos transporto priemonės, kokių automobilių reikia skirtingiems darbuotojams, kiek kainuoja jų eksploatavimas ir kiek vidinių resursų skiriama visam parkui administruoti.
Automobilių veiklos nuoma gali būti vienas iš sprendimų įmonėms, kurios nori transporto priemones naudoti sutartą laikotarpį, tačiau neturi poreikio kiekvieno automobilio įsigyti. Tai leidžia transporto parko sprendimus labiau sieti su esamais verslo poreikiais ir periodiškai juos peržiūrėti.
Tačiau vien nuomos modelio pasirinkimas savaime nepadaro automobilių parko efektyvaus. Didžiausią naudą suteikia nuoseklus požiūris: realaus poreikio vertinimas, tinkamas automobilių paskirstymas, ridos ir naudojimo stebėjimas, prastovų planavimas bei savalaikis parko atnaujinimas.
Todėl svarstant automobilių veiklos nuomą įmonėms, verta pradėti ne nuo konkretaus automobilio modelio, o nuo klausimo, kaip transportas gali geriausiai padėti verslui. Kai automobiliai parenkami pagal realius darbuotojų poreikius ir naudojami tiek, kiek iš tiesų reikia, įmonės automobilių parkas tampa ne papildomu administraciniu rūpesčiu, o efektyvia kasdienės veiklos dalimi.
